Atrás quedaron los días en los que las empresas podían sobrevivir sin automatizar sus procedimientos. En la actualidad, todas las empresas para poder cumplir no solo con sus clientes, sino con el manejo interno y legal de una compañía.
Para entender todo esto, necesitamos empezar por comprender qué es el Software específicamente para las empresas, de forma que partiendo de allí, podamos entender sus usos, sus ventajas y su importancia.
Para conocer todo eso, contamos con Micrologic, especialistas en creación de softwares empresariales con más de 30 años de experiencia en el área, y que han ayudado a más de 2500 empresas a crear los suyos.
¿Qué es el software empresarial?
El software empresarial es cualquier software diseñado específicamente para realizar actividades corporativas y obtener los resultados propios que las diferentes empresas pueden necesitar. Es evidente que esta definición es muy general, pero es que realmente un software de empresa puede ser totalmente diferente de otro, pues cada empresa tiene necesidades puntuales, por lo que esta es la mejor manera de definirlo, sin embargo, si buscamos una terminología más técnica, podemos decir que el término engloba una amplia variedad de aplicaciones informáticas que incluyen desde programas de contabilidad y de ofimática, hasta sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), pasando por programas de gestión de clientes (CRM), de recursos humanos, etc.
Tipos de Software Empresarial
Existen software empresariales de grandes tiradas o genéricos, es decir, unos que cubren con necesidades generales en todas las empresas, y otros creados específicamente para la empresa en cuestión. Acá les diremos cuales son los tipos de software que podemos encontrar en la actualidad:
- De contabilidad: Pensados para hacer todo tipo de operaciones matemáticas y digitalizar los libros de cuentas.
- Ofimáticos: Son aquellos que ofrecen recursos para el trabajo de oficina más sencillo: elaboración de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
- Análisis: Analizan diversos aspectos de interés, arrojando datos que servirán para diseñar y modificar nuestras actuaciones.
- De gestión de clientes: Sirven para agendar citas, tener fichas de clientes y otros aspectos relacionados con estos.
- Soluciones ERP: Estos son softwares más completos que aúnan diferentes opciones y que, por lo general, se pueden personalizar e ir ampliando en función de las necesidades.
- De trabajo remoto: Sirven para poder realizar el trabajo o parte de él desde lugares ajenos a las instalaciones principales de la corporación.
- De almacenamiento y gestión de información.
En cualquiera de los casos, los softwares empresariales deben tener las siguientes características:
- Escalabilidad y flexibilidad: Permiten comenzar con una menor inversión y haciendo que el proceso de aprendizaje de los trabajadores sea sencillo y gradual, no se recomienda empezar por un software complicado, recuerden que primero se debe caminar y luego correr.
- Agilidad y accesibilidad: El momento en el que nos encontramos a nivel tecnológico, invita a que podamos tener un completo acceso a los programas desde diferentes dispositivos de manera sencilla y práctica.
- Sencillez: Deben ser sencillos de trabajar. Lo ideal es que sean amigables y que cuesten lo menos posible de comprender, por lo que se recomienda darle sencillez a la hora de trabajar en él, a su vez debe tener todo a la mano a nivel visual, evitando complicar a quien lo usará.
- Medición: Podemos ser capaces de medir lo que hacemos y lo que conseguimos, para lo cual es necesario que quede constancia de todo. Así, podremos usar esta información para comprobar si estamos actuando de la manera más eficiente, ordenada y con claridad.
¿En qué beneficia el usar software empresarial?
El software para empresas es una herramienta clave para la estructura y la organización de cualquier tipo de negocio, puesto que gracias a él, las actividades que se desarrollan pueden ser distribuidas a través de módulos especializados. Estos módulos de especialización se suelen dividir en diferentes áreas o departamentos, por lo que lo más común es que existan módulos de producción, de logística, de recursos humanos, de finanzas, de ventas, etcétera (tantos como áreas o departamentos existan en la empresa). Una forma fácil y rápida de crear una organización estructural que asegure el buen funcionamiento del negocio.
A su vez, podemos explicar los beneficios de una manera más simple:
- La gestión es menos costosa: pues hay muchísimos procesos que se automatizan o se hacen de manera mucho más rápida que con otras opciones. Con los softwares es posible generar nuevos servicios y productos que pueden implementarse interna y externamente. A la larga, esto resulta de gran ayuda para ahorrar en cada costo.
- Se logra conocer mejor al público: Lo que supone que podamos alcanzarlo de mejor manera. Obviamente, esta no es una ventaja general, sino que se relaciona con softwares de gestión de clientes. Sin embargo, le hará más fácil a los encargados del área, comunicarse efectivamente con ellos.
- Se apuesta por la sencillez: Como mencionamos antes, los software empresariales permiten trabajar sólo con lo que necesitamos, siendo más sencillo y económico que contando con complejos y completos programas, lo que evita posibles equivocaciones humanas
- Los errores humanos disminuyen: En el punto anterior se menciona, pero es importante recalcar eso. Al haber procesos más simples e incluso automatizados, es mucho menos probable que ocurran errores humanos, pues en la mayoría de los casos, el mismo software indicará el error de alguna forma.
- Simplifica la toma de decisiones: Teniendo un software empresarial, la toma de decisiones con respecto a procedimientos internos es mucho más sencilla. Esto porque con el funcionamiento del software y lo automatizado que se tienen los procesos, es más sencillo poder mejorar lo que deba mejorarse.
- La comunicación es más eficiente: Cuando las distintas partes de una empresa están integradas, así como sus aplicaciones y estructura, el intercambio informativo es mucho mayor. Todos los empleados de la empresa tienen acceso a los datos y software que allí se manejan. Esto evita la duplicación de información, por lo que la estructura funciona de mejor manera y de una forma mucho más eficaz.
- Promueve la adaptación a los cambios: El avance de las tecnologías es indetenible, por lo que su aplicación es fundamental en todo el proceso de negocios ya que les ayuda a adaptarse, como mencionamos antes, teniendo un software amigable y sencillo de utilizar, a medida que se vayan requiriendo mejoras, es mucho más fácil para el empleado adaptarse al cambio.
La importancia de invertir en los softwares empresariales
Invertir en sistemas y software para empresas es invertir en eficiencia, ya que los beneficios que puedes tener con este tipo de tecnologías digitales pueden no sólo mejorar tus procesos, sino también incrementar el desarrollo y los alcances de tu empresa. Un Software de Gestión es una herramienta imprescindible si quieres estar al corriente de los problemas de abastecimiento, técnicos, de cara a tomar las decisiones más rápidas y acertadas posibles, y así evitar que el proceso de fabricación se pare o disminuya del ritmo prefijado.
Otro aspecto fundamental en la importancia de los softwares empresariales es la posibilidad de centralizar toda la información, lo que le permitirá que tu empresa obtenga información en tiempo real para prever futuros escenarios. Brindará pautas de comportamiento de clientes, proveedores, personal, etc., y con toda esta información, poder tomar decisiones que hagan más fuerte a tu organización. Muchas de las razones anteriores desembocan en esto, un ahorro de costes. El contar con la gestión de tus empleados, tener información en tiempo real sobre tus ventas e ingresos, capacidad de comunicación con clientes, proveedores, permitirá ahorrar mucho tiempo en resolución de problemas y también recursos ociosos, lo que se traduce directamente en un ahorro monetario.
Implementar un sistema de gestión empresarial no es una tarea sencilla, y por ello es fundamental contar con la ayuda de profesionales del sector que sean capaces de organizar los procesos internos de la pyme de forma adecuada. De esta manera, se puede optimizar la gestión operativa del negocio, lo que se traduce en una mejora notable de los resultados económicos.
Otro aspecto importante a considerar es que cada empresa tiene -como mencionamos antes- necesidades y particulares individuales, por lo que lo ideal es que el software que se utilice, esté diseñado para cubrir esas necesidades, pues de usar uno que no se corresponda, puede ocasionar más problemas que soluciones. Es por ello que se recomienda contar con especialistas que no sólo puedan diseñar los softwares según las necesidades, sino que puedan guiar al empresario a entender verdaderamente las especificaciones que debe tener el suyo, según su rubro y lo que se espera de él.
Como mencionamos al inicio de este artículo, ninguna empresa que quiera ser exitosa en pleno 2020, puede funcionar sin softwares que le ayuden, pues es una necesidad que no solamente beneficiará a la compañía en lo que respecta a procedimientos y protocolos, sino que hará el trabajo de los empleados uno más eficaz y sencillo, requiriendo de menos tiempo y esfuerzo, pero a su vez, impulsando los beneficios económicos, disminuyendo costos y generando ganancias.
