¿Por qué utilizar aplicaciones para el control de horas de trabajo?

¿Por qué utilizar aplicaciones para el control de horas de trabajo?

Como de seguro ya sabes, desde que se publicó el Real Decreto de 2019 sobre el registro de horas de los trabajadores, este pasó a ser un requisito obligatorio para las empresas, las cuales ahora deben escoger un método que les aseguré cumplir con lo establecido por la ley.

En este artículo te explicamos que exige dicho decreto y cómo las aplicaciones pueden ayudarte con esta tarea.

¿Qué dice el Real Decreto de 2019 sobre el control horario de los trabajadores?

Algunos de los requerimientos básicos de este decreto son:

  • Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que estos tengan.
  • La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.
  • Dicho registro deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.
  • Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
  • Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.

Esta ley aplica para todos los trabajadores por cuenta ajena, a excepción de tres grupos principales: En primer lugar, a los que se consideren como relaciones de carácter especial, las cuales se encuentran recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, e incluyen

  • El personal de alta dirección.
  • Las trabajadoras domésticas.
  • Los penados en instituciones penitenciarias.
  • Los deportistas profesionales.
  • Los artistas en espectáculos públicos.
  • Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
  • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por un ley.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Esto incluye, por ejemplo, a los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual. Al igual que determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario los cuales aparecen recogidos en el real decreto 1561/1995.

En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas.

Además, el BOE exige a las empresas  que el registro horario de la jornada incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.

Así, esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Al igual que, de esta manera, le permitirá a la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social llevar un mejor control sobre esta área.

¿Cómo registrar la jornada laboral de los trabajadores, en papel o con un programa? 

Debido a la obligatoriedad de esta ley han surgido muchas herramientas para ayudar a las empresas en este sentido. Lo que los empleadores deben procurar es elegir la más eficiente, que encaje mejor con las necesidades, la filosofía o el tipo de trabajo que se desarrolla en su empresa.

Por ejemplo, puedes hacer el control horario desde el móvil, utilizando tarjetas deslizantes, instalando un software, con un programa online, con un código QR, con una máquina que deje que tus empleados fichen con huella, opciones hay miles.

En este artículo te presentaremos la opción de usar una aplicación de registro de horario, y las funcionalidades y ventajas del mismo de la mano de nuestros amigos de Track People, aplicación para el registro de la jornada laboral.

Apps para el control horario de los trabajadores

Esta es una opción ideal para registrar la jornada laboral ya que se trata de  softwares que incluyen fichaje de horario sencillos, rápidos y fiables. Y si además, el software contratado automatiza otras tareas administrativas de Recursos Humanos, aparte de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, te permitirán llevar a tu empresa al futuro administrativo.

Funcionalidades de la Aplicación para el control horario

Algunas funcionalidades comunes en este tipo de aplicaciones son:

  • Calendario

Además de poder registrar los acontecimientos, cada trabajador puede ver desde su móvil el calendario laboral que tiene asignado, incluyendo los festivos, las vacaciones, e inclusive aquellos días que ha fichado con alguna incidencia.

  • Fichaje

El usuario puede señalar de una manera fácil en qué momento, dónde y qué actividad va a iniciar o terminar.

  • Estado actual

La actualización inmediata de los contadores le permite al trabajador poder ver con detalle el último marcaje.

  • Marcajes

Aparte del estado actual, el usuario también puede ver todos y cada uno de los marcajes precedentes que haya efectuado desde cualquiera de sus dispositivos de control.

¿Qué ventajas tiene utilizar aplicaciones para el control horario de empleados?

Además de poder contar con las funcionalidades de las que hablamos anteriormente, estas aplicaciones de registro ofrecen variedad de ventajas.

De hecho, las empresas han comenzado a optar por esta alternativa ya que ofrecen, de manera plena, un sistema de fichaje digital, así como un sinfín de funcionalidades, las cuales no pueden igualar los métodos tradicionales.

Lo primero es su característica útil y práctica de poder integrarse en cualquier dispositivo móvil. A lo cual le sigue su atractivo precio, el cual es bastante económico. Incluso, el coste de mantenimiento del sistema se reduce a la cuota mensual y la adquisición de la tablet donde se va a deber instalar el software de control horario (si es que se va a realizar de esta forma), puesto que como dijimos, con instalarla en nuestro móvil basta.

Por otra parte, está la facilidad de uso de estas aplicaciones. Para instalar el programa de control horario en la tablet o el smartphone lo único que se debe hacer descargar la aplicación elegida y rellenar los datos de acceso a la plataforma para que establezca la conexión con el trabajador.

La aplicación, de manera automática, va a estar preparada para comenzar a mandar los fichajes a tu panel de gerente. Así, la simplicidad del sistema hace de este un producto fiable y que no precisa de sesiones de capacitación para ser utilizado, reduciendo aún más su costo. Otras ventajas relevantes son:

  • Registro automatizado de los horarios. Mediante estas aplicaciones cada usuario podrá introducir su jornada laboral y quedará automáticamente cargada en el sistema.
  • Simplificación de las tareas. Así mismo, este proceso de registro automático facilitará el cómputo de horas de cada empleado.
  • Planificación de horarios. Una de las funciones que ofrecen estas aplicaciones es la confección de patrones de horarios, reduciendo el tiempo necesario para confeccionar los calendarios de trabajo de las empresas.
  • Control de asistencia de los trabajadores. Permite saber en todo momento la situación de cada empleado, desde quién se encuentra en la empresa, hasta quién ha terminado su jornada laboral.
  • Personalización. Todas estas aplicaciones se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada empresa.
  • Elaboración de estadísticas. El registro continuado de las jornadas de cada trabajador permite elaborar informes con los datos introducidos en el sistema.
  • Rentabilidad. Como ya dijimos anteriormente, el registro a través de estos softwares es tan económico, como también sucede con el registro a través de Excel (aún utilizado por muchas empresas) pero mucho más sencillo y menos tedioso al no tener que imprimir el documento para que lo firmen los trabajadores, por ejemplo.
  • Flexibilidad. Los datos registrados pueden ser exportados para utilizarlos, por ejemplo, en la gestión de nóminas.
  • Mayor control sobre horas efectuadas. Por una parte, este nuevo sistema dejará que los empresarios tengan información sobre las horas trabajadas por sus empleados y dispongan de datos sobre el absentismo laboral. Mientras que los trabajadores también contarán con un registro efectivo del número de horas trabajadas que habrán de ser retribuidas y cotizadas.
  • Información sobre eficacia y transparencia de horarios. Las compañías van a poder conocer las necesidades de su plantilla y la eficacia de esta. Por lo tanto, van a poder amoldarse mejor a sus empleados o bien contratar más trabajadores en el caso de necesidad, resultando a su vez, en una mejor gestión de los recursos humanos de la empresa y sus resultados. Mientras que, por su lado, los empleados van a tener un registro compartido y transparente en el que van a saber las horas que han trabajado.
  • Eludir sanciones. Con este sistema las compañías garantizan el cumplimiento de la ley y por lo tanto, evitan sanciones por incumplimiento de registro de la jornada laboral, las cuales pueden ir de los sesenta a los seiscientos veinticinco euros, para las infracciones leves; y hasta los  187.500€ para las consideradas como muy graves. Por otra parte, ya que los trabajadores dispondrán de la relación de horas ordinarias y excepcionales que han efectuado, y los representantes sindicales van a tener esta información sobre la plantilla, evitando tener que entrar en querellas por impagos.

Así, gracias a estos beneficios, la alternativa online se convierte en el medio idóneo para cumplir con la normativa en vigor con el menor esfuerzo posible.

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