Las nuevas tecnologías nos traen avances que están dirigidos a aumentar en gran medida nuestra productividad. Ser conscientes de nuestras carencias productivas es muy importante para poder aprovechar los beneficios de la tecnología, ya que si pensamos que todo es perfecto nunca avanzaremos.
Existen dos tipos de avances tecnológicos. Por un lado tenemos los avances tecnológicos de hardware, es decir, aquellos elementos tecnológicos fijos que nos hacen ser más productivo ya sea mejorando máquinas o diseñándolas por completo. Este tipo de avances son importantes, pero en multitud de ocasiones los costes de adquisición pueden ser altos.
Por otro lado tenemos los avances tecnológicos de software, que son aquellos dirigidos a mejorar la productividad en la organización de la fabricación de productos o servicios, o en la organización de personal, stock o datos. Este tipo de avances son importantes a la hora de optimizar y automatizar tareas.
Hoy vamos a centrarnos principalmente en el segundo tipo de avances, y en concreto, en los avances tecnológicos basados en la nube. La nube es un espacio virtual en Internet en el que, además de almacenar información, puedes conectar a grupos de trabajo para que trabajen fuera de la oficina.
La nube lleva bastante tiempo entre nosotros, pero las pequeñas y medianas empresas no terminan de implementarla. La implementación de la nube en casi cualquier empresa genera beneficios desde el minuto uno, ya que por una mínima inversión puedes conseguir ahorrar mucho tiempo y además ganarás en movilidad.
En el artículo de hoy vamos a ver cuáles son los principales puntos a tener en cuenta a la hora de utilizar la nube, ya que como toda implementación requiere de un aprendizaje y de un uso adecuado. Como veremos, deberemos entrenar a nuestro equipo y también tener cuidado con nuestros datos.
Las reglas básicas para trabajar en la nube
En primer lugar, hay que tener en cuenta al personal para enseñarles a utilizar la nube. Esta metodología de trabajo implica un periodo de adaptación y formación del equipo. Comienza por integrar en la nube las tareas más sencillas e involucra al equipo en esta nueva forma de trabajo. Aunque trabajar en la nube sea más rápido y sencillo, cada miembro del equipo debe responsabilizarse de subir y compartir toda la documentación en la nube, así como mantener sincronizados sus dispositivos con el resto de compañeros.
En segundo lugar, elige un proveedor de servicios cloud seguro. Aunque tengas algunas aplicaciones que te permitan almacenar datos, te aconsejamos contratar un servidor cloud seguro y en exclusiva para tu empresa, en el que puedas almacenar cualquier documentación privada sin ningún tipo de riesgo.
En tercer lugar, protege la seguridad de acceso. Ya sea mediante contraseñas o sistemas de autenticación de doble factor, debes poner especial cuidado en los accesos al cloud de tu negocio, ya que no todos los miembros del equipo necesitarán conocer y tener acceso a la misma información. El trabajo colaborativo y en red permite acceder al cloud desde cualquier dispositivo. Esto puede resultar un tanto peligroso para la seguridad de tus archivos, por lo que limitar el acceso a ciertas carpetas importantes puede ser vital para tu negocio.
En cuarto lugar, conoce tu Cloud como la palma de tu mano. Con la proliferación de marcas, siglas y acrónimos que algunas empresas ponen a sus servicios cloud, en ocasiones resulta complicado saber bien cómo es y qué te ofrece tu nube. Por este motivo es importante saber dónde se encuentra la nube y, sobre todo, con vistas al cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos: quién, cómo y cuándo se puede acceder a los datos almacenados por tu proveedor cloud.
En quinto lugar, haz siempre “backup” de tus archivos. Cada vez más empresas y usuarios almacenan datos en la nube: Contactos, informes, contratos, emails, documentos, fotos, vídeos…Esta información es muy sensible y se deberían hacer copias de seguridad frecuentes o contar con nubes redundantes que permitan recuperar la información y la actividad ante una eventual catástrofe, una caída de servicio, o un robo de identidad…
Por último, no des más datos de los necesarios. Cuando se trabaja con aplicaciones en la nube, cualquier seguridad es poca. Rellena sólo los datos estrictamente necesarios para poder disfrutar de un servicio o producto en la nube. En el caso de que te pidan información complementaria, debes saber con qué finalidad pretenden utilizarse esos datos, ya que cualquier uso para una finalidad distinta exigirá tu consentimiento informado o autorización por ley.
El almacenamiento en la nube se puede contratar con empresas como Novored, una empresa de servicios globales en Internet que combina las mejores soluciones de Hosting y diseño web, con más de diez años de experiencia, y con el objetivo de ofrecer soluciones globales a sus clientes para mejorar sus ventas.
